SECRETARIA ACADÊMICA

Relatório 2012

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Secretária Acadêmica: Marisa Nunes Frizzo
Secretária Acadêmica Adjunta (Santa Rosa): Teresinha Silveira Brun
Secretária Acadêmica Adjunta (Ijuí): Cátia Silene Gehrke de Medeiros

Campus Ijuí:

Campus Santa Rosa:

Considerando a reestruturação dos Departamentos em julho de 2011, foi definida como atividade prioritária a reorganização dos arquivos da Secretaria Acadêmica, no que se refere a Pareceres, Resoluções, Despachos e outros documentos definidos pelo CONSU para os cursos. Esta reorganização foi necessária devido à nova estrutura departamental e à realocação diferenciada dos cursos. Esta atividade foi desenvolvida no 1º semestre de 2012, considerando que estes arquivos são de uso contínuo em todos os setores da Secretaria, especialmente no Setor de Formandos para verificação e análise de currículo dos formandos, conforme cada versão curricular em andamento.
Uma ação fundamental realizada e priorizada pela Secretaria Acadêmica foi a revisão do cadastro individual completo do aluno, o que permite que todos os setores da Instituição tenham acesso ao maior número possível de informações de cada aluno, facilitando a interação e a comunicação com os mesmos. A partir dessa responsabilidade, tem-se a exigência de um maior rigor, controle, acompanhamento e manutenção do arquivo atualizado no SIE. Para esta atividade foi desenvolvido um trabalho coletivo de revisão das pastas individuais dos alunos ativos com a identificação dos documentos faltantes e o registro no SIE, os quais puderam ser visualizados pelo aluno, através de seu Portal. O resultado dessa ação foi extremamente significativo, pois os alunos estão entregando sistematicamente os documentos e, a partir desta entrega, a informação dos documentos faltantes é excluída do Portal.
Em 2012 foi dada continuidade ao trabalho de capacitação dos Secretários e Atendentes de cursos de todos os campi, com a finalidade de discussão e reflexão das práticas acadêmicas, bem como a socialização das informações sobre a realização dos processos acadêmicos com o objetivo de regularizar e padronizar as orientações acadêmicas fornecidas pelos cursos. Foram realizadas capacitações para os atendentes de matrícula nos Campi Ijuí e Panambi, referente às matrículas dos vestibulandos do inverno e do verão.
Uma ação assumida pela Secretaria Acadêmica em 2012 foi a identificação dos alunos ativos dos cursos em extinção, identificando as disciplinas faltantes para cursar e posterior informação aos Secretários de cursos para fins de orientação da matrícula de cada aluno. Paralelo a essa atividade foi analisado o tempo de integralização curricular de cada aluno dos cursos em extinção, objetivando a finalização do curso por todos os alunos.
Destaca-se como positiva a descentralização das rematrículas para os departamentos e a Coordenadoria Financeira. Esta alteração possibilitou uma análise didático-pedagógica mais eficiente no sentido de uma orientação de rematrícula coerente pedagogicamente com o currículo, a semestralização e as disciplinas a serem cursadas pelo aluno, possibilitando a melhoria do trabalho interno e a qualificação da atuação da Secretaria Acadêmica.
O ano de 2012 caracterizou-se como um período de intensa reorganização interna, no sentido das exigências e do acompanhamento junto a todos os setores da Secretaria para regularização dos processos acadêmicos e a uniformidade, bem como a socialização constante das alterações ou orientações definidas pelos órgãos superiores.
Cabe destacar o envolvimento e a participação do coletivo em assumir tarefas e responsabilidades de outros setores, com o intuito de melhorar a atuação da Secretaria Acadêmica, especialmente no atendimento aos alunos, cursos e comunidade interna e externa.
Para 2013, tem-se como meta a continuidade do programa de formação para secretários e atendentes acadêmicos, especificamente na discussão, análise, compreensão e reflexão sobre as normas acadêmicas e os entendimentos e encaminhamentos realizados pelos cursos, tendo como pressuposto o que está definido nas Resoluções institucionais. O processo de formação tem como intencionalidade a padronização e a uniformização dos processos institucionalmente.
Destaca-se como significativo no quadro de colaboradores da Secretaria Acadêmica a destinação de uma Secretária Executiva de um Departamento, desde julho de 2011, o que oportunizou a participação de um sujeito qualificado profissionalmente e que trouxe contribuições acadêmicas sob o ponto de vista do Departamento. Além disso, o ingresso da colaboradora possibilitou a ampliação da Gestão da Secretaria, no sentido da discussão e proposição de projetos, bem como facilitou o trabalho da Chefia da Secretaria Acadêmica na redefinição das suas tarefas e responsabilidades.

Principais atividades desenvolvidas:

QUADRO 1 - DADOS QUANTITATIVOS GERAIS DOS CAMPI: IJUÍ, SANTA ROSA, PANAMBI E                  TRÊS PASSOS

QUADRO 2 - PARTICIPAÇÕES DO PESSOAL DA SECRETARIA ACADÊMICA EM EVENTOS /ATIVIDADES EM 2012

Tipo:     C - Curso         T - Treinamento        R – Reunião         O – Outros